O traducere oficială este traducerea unui act făcută de un traducător autorizat, a cărei semnătură este legalizată de notar, astfel încât documentul să poată fi folosit în fața autorităților. Se cere, de regulă, când un act în limbă străină trebuie depus la o instituție din România sau când un act românesc trebuie folosit în străinătate. Înainte să alegi, ia în calcul cui prezinți documentul, ce limbă se cere și dacă este nevoie și de apostilă.
Mulți se pierd între termenii „traducere simplă”, „traducere autorizată” și „traducere legalizată”. Criteriile de mai jos clarifică ce trebuie să știi înainte de a comanda o traducere și cum intervine notarul.
Criterii pentru a decide ce fel de traducere îți trebuie
- Destinatarul actului. O instituție publică, o instanță, un notar sau o autoritate străină cer, de regulă, traducere autorizată și legalizată. Pentru uz personal sau informare, o traducere simplă poate fi suficientă.
- Tipul documentului. Certificate de stare civilă, diplome, acte de proprietate, hotărâri judecătorești, contracte, declarații: toate pot necesita traducere oficială dacă sunt folosite în fața autorităților.
- Limba. Traducerea trebuie făcută dintr-o limbă în alta în care traducătorul este autorizat. Verifică dacă persoana are autorizare pentru perechea de limbi de care ai nevoie.
- Forma originalului. Se traduce, de obicei, documentul original sau o copie certificată. Dacă originalul este deteriorat sau neclar, informează traducătorul.
- Necesitatea apostilei. Dacă documentul va fi folosit într-o altă țară, poate fi nevoie de apostilă pe original, iar uneori și pe traducere.
- Termenul. Traducerile oficiale cer timp: traducere, verificare, legalizare. Nu le lăsa pe ultima zi.
- Costul. Variază în funcție de limbă, volum și urgență. Cere o ofertă clară, care să includă și legalizarea.
Cum se leagă traducerea de notar
Traducătorii autorizați lucrează pe baza unei autorizări acordate de autoritatea competentă și își asumă răspunderea pentru exactitatea traducerii. Notarul nu traduce și nu verifică fidelitatea textului; el legalizează semnătura traducătorului, adică atestă că acesta este cel care a semnat, în prezența lui, și că traducătorul este autorizat. Astfel, instituția primitoare are siguranța că traducerea provine de la o persoană îndreptățită. Detalii despre actele care apar împreună cu legalizarea și despre alte forme de acte cu notarul se găsesc în secțiunea de procuri și declarații, unde sunt tratate pe rând.
În multe situații, traducerea se prezintă împreună cu originalul sau cu o copie certificată, uneori atașate fizic. Dacă se cere o copie legalizată a documentului original, ea se face separat, la notar, iar traducerea poate fi legată de copie. Întreabă instituția în ce formă trebuie să primească setul de documente.
Ce acte se traduc cel mai des
Acte de stare civilă
Certificatele de naștere, de căsătorie sau de deces apar în traduceri pentru înscrieri în registre, proceduri de cetățenie, succesiuni, recunoașteri de statut. Pentru că ele conțin date personale sensibile, verifică numele scrise în traducere: o literă greșită poate duce la respingerea dosarului.
Acte de studii
Diplomele, foile matricole și adeverințele sunt folosite la admiteri, angajări și echivalări. Fiecare instituție are cerințe proprii privind traducerea și atestarea.
Acte juridice
Hotărâri judecătorești, contracte, procuri și declarații cer o traducere foarte exactă, pentru că un termen tradus greșit poate schimba sensul. Aici contează experiența traducătorului în domeniul juridic.
Acte comerciale și de proprietate
Statute, certificate de înregistrare, acte de proprietate sau extrase de registre sunt traduse când se desfășoară tranzacții internaționale. Se recomandă verificarea terminologiei folosite.
Diferența dintre traducere, apostilă și legalizare
Cele trei lucruri se confundă des, deși fiecare are un rol. Traducerea transpune textul dintr-o limbă în alta. Legalizarea traducerii atestă semnătura traducătorului. Apostila este o confirmare a autenticității unui act public, dată de autoritatea competentă din țara de emitere, pentru a fi recunoscut într-un alt stat care aplică același mecanism. Un document poate cere toate trei, două sau doar una, în funcție de destinație. De exemplu, un certificat emis în străinătate pentru a fi folosit în România poate avea nevoie de apostilă (sau de altă formă de confirmare, dacă țara nu aplică apostila) și de traducere legalizată.
Ordinea contează. De regulă, apostila se pune pe actul original, iar traducerea se face după aceea, incluzând și textul apostilei. Dacă faci traducerea înainte, riști să o refaci. Întreabă traducătorul și destinatarul ce ordine este acceptată.
Pași practici
- Află de la destinatar ce cere exact: limbă, formă, apostilă, termen.
- Pregătește documentul original sau copia certificată, lizibilă.
- Alege un traducător autorizat pentru limbile potrivite și cere o ofertă.
- Verifică numele, datele și cifrele din traducere înainte de legalizare.
- Mergi cu traducătorul la notar sau lasă-l să se ocupe de legalizare, dacă oferă acest serviciu.
- Păstrează copii ale traducerii și ale legalizării.
Cum verifici o traducere înainte să o folosești
Chiar dacă nu cunoști limba sursă, poți verifica lucruri importante: numele și prenumele (comparate cu cele din pașaport), datele de naștere, numerele de acte, adresele, sumele. Cere traducătorului să păstreze ortografia numelor așa cum apare în documentul de identitate. Verifică dacă traducerea menționează tipul ștampilelor și al mențiunilor de pe original, pentru că ele pot conta. Un document tradus incomplet, fără mențiunile de pe verso, poate fi respins la depunere.
Greșeli frecvente
Una este alegerea unei persoane care „știe limba”, dar nu este autorizată: instituția nu va accepta traducerea. Alta este neglijarea apostilei, ceea ce duce la respingerea documentului. O a treia este necontrolarea numelor proprii și a datelor, uneori transcrise diferit față de pașaport. În sfârșit, mulți comandă traducerea fără să afle dacă destinatarul acceptă un alt tip de atestare. Câteva întrebări puse la început economisesc bani și timp.
Pentru mai multe materiale despre actele și procedurile care însoțesc traducerile, poți consulta ghidurile adunate pe NotarNews.
