Facturile electronice se păstrează în siguranță prin copii multiple, într-un loc organizat, cu acces controlat și cu o structură de denumire care permite regăsirea rapidă a oricărui document. Firma rămâne responsabilă pentru arhivarea lor pe perioada prevăzută de lege, chiar dacă o copie există și în sistemul național.
De ce arhivarea electronică are nevoie de reguli proprii
Documentele pe hârtie se adună în dosare vizibile; cele electronice se pierd ușor într-un folder aglomerat sau pe un calculator care se defectează. În plus, ele sunt expuse unor riscuri specifice: ștergere accidentală, virusuri, pierderea accesului la un cont, schimbarea unui angajat. Fără reguli, firma poate ajunge în situația în care nu poate dovedi o operațiune tocmai când i se cere. Un material util pentru cadrul general este arhivarea facturilor electronice și păstrarea lor corectă.
Lista de verificare pentru o arhivă sigură
1. Ai o structură clară de foldere?
Organizează arhiva pe ani, apoi pe luni, apoi pe tipuri: facturi emise și facturi primite. Evită denumirile vagi, precum „Documente noi”. O structură previzibilă permite oricui din echipă să găsească un document fără a întreba pe cineva.
2. Folosești o convenție de denumire?
Fiecare fișier ar trebui să conțină date care îl identifică: data, partenerul, numărul facturii. De exemplu, un șablon fix pentru toate documentele face ca sortarea alfabetică să funcționeze ca un index natural.
3. Ai cel puțin două copii, în locuri diferite?
O singură copie este un risc. Păstrează arhiva pe un sistem principal și o copie de siguranță pe un alt mediu, de pildă un serviciu de stocare securizat sau un disc extern păstrat separat. Ideal, a treia copie rămâne într-un loc fizic diferit, ca să te protejeze de incendii sau furturi.
4. Copiile se fac automat?
Copiile manuale se uită. Programează procesul, astfel încât să se facă periodic, fără intervenția cuiva. Verifică din când în când dacă funcționează, pentru că o copie de siguranță netestată nu garantează nimic.
5. Cine are acces la arhivă?
Limitează accesul la persoanele care au nevoie de documente. Folosește conturi individuale, nu parole comune. Dacă un angajat pleacă din firmă, retrage-i imediat drepturile.
6. Documentele sunt protejate împotriva modificărilor?
Fișierele arhivate nu trebuie editate. Păstrează originalul neschimbat și lucrează pe copii, dacă ai nevoie să marchezi ceva. Pentru unele tipuri de documente, integritatea este esențială în caz de control.
7. Ai o procedură pentru perioada de păstrare?
Documentele contabile se păstrează un număr de ani stabilit prin lege, iar durata poate diferi între categorii. Notează termenele și revizuiește periodic arhiva: ce a trecut de perioada obligatorie poate fi eliminat în condiții de siguranță, nu abandonat la întâmplare.
8. Poți recupera arhiva dacă se defectează sistemul?
Fă un test de restaurare cel puțin o dată pe an. Alege un set de documente, șterge-le în mediul de test și încearcă să le recuperezi din copie. Un test simplu poate descoperi probleme care ar fi costat mult într-o situație reală.
9. Contabilul are acces la ce îi trebuie?
Stabilește cu el modul în care primește documentele. O arhivă bine organizată reduce timpul de căutare și numărul de e-mailuri schimbate. Verifică și faptul că ambele părți folosesc aceleași denumiri.
10. Ai o persoană responsabilă?
În orice firmă, trebuie să existe o persoană care răspunde de arhivă, chiar dacă este administratorul. Ea verifică periodic dacă regulile sunt respectate și dacă copiile funcționează.
Ce faci la schimbarea contabilului sau a programului
Momentele de tranziție sunt cele mai riscante pentru arhivă. Când se schimbă contabilul, el trebuie să predea documentele într-o formă ordonată, iar noul contabil trebuie să le poată citi. Când se schimbă programul de facturare, trebuie exportate datele istorice într-un format care rămâne accesibil, nu doar legat de aplicația veche. Cere întotdeauna o copie completă și un proces-verbal de predare-primire, cu lista documentelor transmise. Verifică apoi prin sondaj dacă fișierele se deschid și dacă informațiile sunt complete. Cele câteva ore de verificare pot salva ani de neplăceri.
Un exemplu din practica unei firme mici
O firmă de arhitectură păstra facturile într-un singur folder, pe calculatorul unui angajat. Când acel calculator s-a defectat, firma a pierdut accesul la un an întreg de documente, iar contabilul a trebuit să le recupereze din e-mailuri și din platformele partenerilor. Efortul a durat săptămâni. După incident, firma a introdus o structură pe ani și luni, copii automate zilnice pe un serviciu securizat și o copie lunară pe un disc păstrat în altă locație. Testul de restaurare, făcut anual, a devenit rutină. Incidentul a costat timp, dar a transformat arhiva dintr-o presupunere într-un proces.
Un alt aspect adesea trecut cu vederea este securitatea. Documentele conțin date despre clienți, sume și relații comerciale, deci merită protejate prin parole puternice, autentificare suplimentară, acolo unde este disponibilă, și prin evitarea transmiterii lor pe canale nesigure. O arhivă ordonată, dar accesibilă oricui, creează un alt tip de risc.
Dacă folosești servicii de stocare online, citește condițiile: unde se află serverele, ce se întâmplă cu datele la încetarea abonamentului și cât timp rămân disponibile. Un contract de stocare clar, cu posibilitatea de a exporta toate fișierele oricând, este o condiție minimă pentru o arhivă pe care te poți baza.
Greșeli frecvente
- Presupunerea că „stă totul în sistemul național, deci nu trebuie să păstrez eu nimic”.
- Folosirea unui singur calculator drept arhivă.
- Lipsa denumirilor consecvente.
- Parole partajate între mai mulți oameni.
- Netestarea copiilor de siguranță.
Pentru subiecte înrudite din zona facturării electronice și a raportărilor, categoria despre e-Factura și SAF-T adună materialele pe teme. O arhivă bine ținută se vede atunci când ai nevoie de ea; până atunci, pare un efort fără rost. Mai multe ghiduri pentru firmele mici găsești și pe FiscalPress.
